Müşterimiz, vadesi yaklaşan faturaların hem firma muhasebecisine hem de fatura kesilen cariye bilgilendirme amaçlı e-posta gönderilmesini sağlayan, DİA üzerinde otomatik olarak çalışan bir süreç geliştirilmesini firmamız Umay Bilişim’den talep etmiştir.

Biz de Umay Bilişim olarak, sürecin doğru ve istenilen şekilde çalışabilmesi için müşterimizin DİA üzerinde yürüttüğü fatura kesme ve tahsilat süreçlerini detaylı şekilde inceledik. Yapılan kontroller sonucunda, geliştirdiğimiz sürecin sağlıklı çalışabilmesi için bazı ön koşulların yerine getirilmesi gerektiğini belirledik.

İlk olarak, DİA üzerinden oluşturulan satış faturalarında mutlaka vade bilgisinin tanımlanması gerektiğini müşterimize ilettik. Faturalara vade tanımlaması, DİA içerisinde ödeme planı seçilerek yapılmaktadır. Bu doğrultuda müşterimizin sunucusunda 7, 15, 30, 60 ve 90 gün gibi farklı vadeleri içeren ödeme planlarını hazırladık.

Aşağıda örnek bir vadeli ödeme planı yer almaktadır. DİA’da ödeme planı oluştururken dikkat edilmesi gereken en önemli noktalardan biri, Ödemeler alanındaki gün formülü bölümüdür. Vadeli bir ödeme planı oluşturduğumuz için:

• Ödeme tipi: Fişsiz – Açık Hesap
• Tutar formülü: G (tüm tutar)
• Gün formülü: Tanımlanan vade gün sayısının başına “+” eklenerek yazılır (ör. +30)

Bu yapı sayesinde faturalara otomatik olarak doğru vade bilgisi yansıtılmaktadır.

İkinci olarak, satış faturalarına karşı yapılan tahsilatların ilgili faturalarla doğru şekilde eşleştirilerek kapatılması gerektiğini müşterimize aktardık. Bu işlem, sürecin sağlıklı çalışması açısından önemli bir adımdır; çünkü vadesi yaklaşan faturaların doğru tespit edilebilmesi için faturanın kapalı veya açık durumda olup olmadığı net olarak belirlenmelidir.

DİA üzerinde cari borç–alacak eşleştirme işlemi, cari kart ekranındayken “Diğer” sekmesinde yer alan Borç–Alacak Eşleştirme butonuna tıklanarak açılan ekrandan yapılmaktadır. Bu ekranda eşleştirilmesi gereken tahsilat veya fatura seçilir ve alt bölümdeki “Seçili İşlemi Eşle” butonu ile işlem başlatılır. Ardından açılan pencerede, seçilen işlem hangi fatura veya tahsilat ile eşleştirilecekse ilgili kayıt seçilerek borç–alacak eşleştirmesi tamamlanır.

Ayrıca, bu ekranda bulunan “FIFO Kapat” seçeneği ile cari hesap üzerindeki tüm işlemler, First In First Out (Önce Giren Önce Çıkar) yöntemine göre otomatik olarak eşleştirilebilir.

Sürecin İşleyişi

Geliştirdiğimiz süreç, DİA üzerinde zamanlayıcı olarak çalışacak şekilde tasarlanmıştır. Süreç tanım ekranında, müşterimiz sürecin çalışmasını istediği saati seçebilmektedir. Süreç hem muhasebeciyi hem de ilgili cari firmayı bilgilendirebilmek için iki aşamadan oluşuyor diyebiliriz. Bu iki aşama da tek bir süreç içerisinde sıra ile çalışıyor. Yani müşterimiz saati 19.00 seçer ise önce muhasebe mailine ardından cari mailine her gün saat 19.00’da bilgilendirme maillerini atıyor.

1. Muhasebeciye Bilgilendirme

Sürecin ilk aşamasında, vadesine 3 gün kalan ve henüz kapatılmamış faturalar tespit edilir. Bu işlem için DİA’nın standart raporlarından biri olan Kapanmamış Faturalar Raporu (scf9017a) kullanılmıştır.

Süreç, belirlenen zaman aralığında bu raporu otomatik olarak çalıştırır ve çıktıyı PDF formatında oluşturur. Ardından, ilgili muhasebeciye sistem üzerinden bilgilendirme e-postası gönderilir. Bu sayede muhasebe birimi yaklaşan faturaları düzenli şekilde takip edebilmekte ve hatalı bir işlem var ise ya da henüz işlenmeyen tahsilat, yapılmayan borç-alacak eşleştirmesi var ise müşteriye mail atılmadan önce bunu tespit eder ve gerekli işlemleri yapabilir.

Muhasebeciye atılan mail ve rapor örneği aşağıdaki gibidir. Rapor tasarımı ve mail şablonu Dia içerisinden özelleştirilebilir.

2. Carilere Bilgilendirme

Sürecin ikinci aşaması, fatura kesilen carilerin bilgilendirilmesini kapsar. Bu aşamada vadesine 2 gün kalan faturalar süreç içerisinde sorgu çalıştır aracı ile SQL rapor yazılarak tespit edilir. Aynı sorgu içerisinde faturadaki carinin e posta alanı da getirilir.

Daha sonra ilgili cari kartında mail adresi tanımlıysa, belirlenen bilgilendirme maili cariye otomatik olarak gönderilir.

Bu sayede cariler de yaklaşan ödeme tarihleri konusunda bilgilendirilmiş olur.

Fatura carisine atılan örnek mail aşağıdadır. Mail içeriği Dia üzerinden özelleştirilebilir.

Sürecin Genel Çalışma Mantığı

Ödeme planlarının doğru şekilde tanımlanması ve tahsilat–fatura eşleştirmelerinin düzenli yapılması sayesinde süreç hatasız biçimde çalışır ve müşteriye düzenli bir hatırlatma mekanizması sağlar.