DİA kullanıcıları için en faydalı kısa yollar ve ayarlar öğrenildiği zaman, günlük iş akışı şaşırtıcı derecede hızlanır. Muhasebe ve ERP sistemlerinde geçirilen vakit, işletmelerin verimliliği adına kritiktir. Ekranlar arasında kaybolmak, menüleri tek tek gezmek yerine klavyedeki birkaç tuşa basmak, size saatler kazandırır. Birçok kullanıcı, yazılımın yeteneklerinin sadece küçük bir kısmından haberdardır. Oysa DİA yazılımı, arayüzünde barındırdığı pratik çözümlerle iş yükünü hafifletir.

Fonksiyon Tuşlarının Önemi

Klavyenizin en üst kısmında yer alan F tuşları, DİA ERP sisteminin en güçlü silahlarıdır. Fareye elinizi sürmeden birçok işlemi bu tuşlarla bitirirsiniz. Çoğu kullanıcı bu tuşların sadece bir ikisini bilir. Oysa her biri ayrı bir görevi yerine getirir.

F1 tuşu: Genellikle yardım ve bilgi ekranlarını tetikler. Takıldığınız bir noktada rehber niteliği taşır. Hangi alanda olduğunuza bağlı olarak bağlam duyarlı yardım metinleri karşınıza gelir.

F2 tuşu: Kayıt işleminin en hızlı yoludur. Bir fatura girdiniz veya stok kartı açtınız. “Kaydet” butonunu aramakla uğraşmayın. F2 tuşuna bastığınız anda sistem veriyi veritabanına yazar. İşlemi onaylar ve pencereyi kapatır veya yeni kayda hazır hale getirir.

F3 tuşu: Vazgeçme veya silme fonksiyonları için devreye girer. Yanlış açılan bir kartı veya satırı silmek istediğinizde bu tuş onay ister.

F5 tuşu: Ekranı tazeler. Özellikle çok kullanıcılı ortamlarda veri sürekli değişir. Başkasının girdiği kaydı görmek için menüden çıkıp girmek gerekmez. F5 tuşu ile liste güncellenir ve en son veriler ekrana düşer.

F10 tuşu: Programın belki de en çok başvurulan tuşudur. Seçim pencerelerini açar. Cari kodu, stok kodu veya kasa kodu alanındayken F10 tuşuna basarsanız, kayıtlı listeler önünüze gelir. Buradan seçim yaparsınız. Ezber yapmaya gerek kalmaz.

F11 ve F12 tuşları: Genellikle yazdırma ve raporlama işlevlerine atanmıştır. Faturayı kestikten sonra çıktısını almak için bu tuşlara basmak yeterlidir. Ön izleme ekranı açılır veya doğrudan yazıcıya komut gider.

Listeleri ve Izgaraları Kişiselleştirme

Her kullanıcının çalışma tarzı başkadır. Kimisi stok kodunu başta görmek ister, kimisi ürün adını. DİA arayüzü, listeleri (gridleri) dilediğiniz gibi şekillendirmenize imkan tanır. Standart gelen ekran düzenine bağlı kalmak zorunda değilsiniz.

Kolon başlıklarını sürükleyip bırakarak yerlerini değiştirin. Sık baktığınız “Bakiye” sütununu en başa çekin. Görmek istemediğiniz, kalabalık yapan sütunları ise sağ tıklayıp “Kolonları Özelleştir” menüsünden kapatın. Bu sayede sadece işinize yarayan veriler ekranda kalır. Göz yorgunluğu azalır.

Satırları renklendirmek de mümkündür. Örneğin, bakiyesi eksiye düşen carileri kırmızı görmek isteyebilirsiniz. Koşullu biçimlendirme ayarları ile bu kuralları tanımlarsınız. Belli bir tutarın üzerindeki faturalar yeşil, ödemesi geçenler sarı yanar. Böylece listeye baktığınız anda problemli kayıtlar göze çarpar.

Hızlı Arama ve Filtreleme Teknikleri

Binlerce stok veya cari kartı arasında aradığını bulmak bazen samanlıkta iğne aramaya benzer. Ancak arama operatörleri bu durumu tersine çevirir. Kelimenin tamamını yazmak zorunda değilsiniz.

Yüzde işareti (%) joker karakterdir. “Kalem%” yazarsanız, “Kalem” ile başlayan kayıtlar gelir. “%Kalem” yazarsanız sonu “Kalem” ile bitenler listelenir. “%Kalem%” şeklinde bir arama ise, içinde “Kalem” geçen tüm kayıtları döker. Bu yöntem, tam adını hatırlamadığınız kayıtları bulmak için birebirdir.

Kolon başlıklarının altındaki filtre satırı da çok işlevseldir. Buraya yazdığınız değerler anlık süzme yapar. Tarih aralıkları verebilir, “büyüktür”, “küçüktür” gibi matematiksel ifadelerle listeyi daraltırsınız. Veri madenciliği yapar gibi, binlerce satır arasından ihtiyacınız olan üç satırı saniyeler içinde çekip alırsınız.

Umay Bilişim ile Profesyonel Çözüm Ortaklığı

Teknolojik altyapıyı kurmak kadar, onu ayakta tutmak ve verimli işletmek de ustalık ister. Yazılım tek başına bir araçtır; onu doğru yapılandıran ise uzmanlıktır. Umay Bilişim olarak devreye giriyoruz. Sakarya merkezli ofisimizden Türkiye genelinde hizmet veriyoruz. İşletmelerin dijital omurgasını oluşturan DİA ve ETA gibi sektörün dev markalarıyla güçlü çözüm ortaklıklarımız mevcut.

Sadece yazılım satışı yapmıyoruz. Muhasebe süreçlerinden ERP kurulumuna, e-dönüşüm (e-fatura, e-arşiv) entegrasyonlarından veri yedeklemeye kadar uçtan uca çözümler üretiyoruz. Perakende, üretim, otomotiv veya turizm; sektörünüz ne olursa olsun, iş akışınıza uygun kurguyu biz yapıyoruz. “Yerinde hizmet” anlayışımızla fiziki sorunlara müdahale ederken, uzaktan bağlantı imkanlarımızla anlık sorunları dakikalar içinde çözüyoruz. Sanal santral ihtiyaçlarınızda da yanınızdayız. İşletmenizin dijitalleşme sürecinde güvenilir bir teknoloji partneri arıyorsanız, doğru adrestesiniz.

Klavye Kısayolları ile Veri Girişi

Fare kullanımı veri giriş hızını düşürür. Klavyeden elinizi kaldırmadan form doldurmak, seri çalışmanın sırrıdır. TAB tuşu alanlar arasında gezmenizi sağlar. Enter tuşu ise genellikle satır sonlarında alt satıra geçiş yapar.

Tarih alanlarında pratik girişler mevcuttur. Bugünün tarihini atmak için genelde “B” veya “T” harfleri gibi kısayollar tanımlıdır (Sürüm ve ayarlara göre değişebilir). Tarihi “01012023” şeklinde bitişik yazsanız bile sistem onu “01.01.2023” olarak algılar ve düzeltir. Nokta koymakla vakit harcamazsınız.

Hesap makinesi ihtiyacı duyduğunuzda, sayısal alanların çoğunda gömülü hesaplama yeteneği vardır. Tutar hanesinde dört işlem yapabilirsiniz. Sonucu direkt oraya yazar. Harici bir hesap makinesi açmaya gerek duymazsınız.

Sık Kullanılanlar ve Menü Erişimi

DİA’nın menü ağacı çok geniştir. Her gün kullandığınız “Satış Faturası” ekranına ulaşmak için dört beş tane menü açıp kapamak yorucudur. Bunun yerine Sık Kullanılanlar (Favoriler) özelliği devreye girer.

Sürekli girdiğiniz ekranları yıldız ikonuna basarak favorilere eklersiniz. Böylece ana ekranda veya sol menüde bu ekranlar elinizin altında durur. Tek tıkla faturaya, tek tıkla stok listesine gidersiniz. İşlem süreniz kısalır.

Ayrıca ekranın üst kısmında yer alan “Hızlı Erişim” çubuğu vardır. Buraya sadece ekranları değil, raporları da eklersiniz. Her sabah aldığınız “Günlük Satış Raporu” burada hazır bekler.

Form Tasarımları ve Yazdırma Ayarları

Fatura veya irsaliye basarken her seferinde dizayn seçmek zahmetlidir. Cari karta veya işlem türüne göre varsayılan dizayn ataması yaparsınız. A firmasına fatura keserken “Dizayn A”, B firmasına keserken “Dizayn B” otomatik gelir.

Yazıcı ayarlarında da benzer kolaylıklar vardır. Nokta vuruşlu yazıcı mı kullanıyorsunuz yoksa lazer mi? Her form için ayrı yazıcı tanımlarsınız. Fatura dediğinizde depodaki yazıcı, tahsilat makbuzu dediğinizde masanızdaki yazıcı çalışır. Sistem bunu hafızasında tutar. Sizin her defasında “Yazıcı Seç” demenize lüzum kalmaz.

Çoklu Pencere ve Sekme Yönetimi

Web tarayıcılarında olduğu gibi DİA üzerinde de sekmeli yapı çalışır. Aynı anda birden fazla fatura ekranı açarsınız. Bir yandan stok kartını incelerken, diğer sekmede cari ekstresine bakarsınız. Pencereleri kapatmadan aralarında geçiş yaparsınız.

Bu özellik, çapraz kontrol yaparken hayat kurtarır. Müşteri telefondayken “Bir saniye, o ekranı kapatıp diğerini açayım” demezsiniz. Yeni sekme açar, soruyu cevaplar, sonra kaldığınız yerden faturaya devam edersiniz. Veri kaybı yaşamazsınız.

Toplu İşlemler ve Veri Güncelleme

Bazen yüzlerce stok kartının KDV oranını veya fiyatını değiştirmek gerekir. Tek tek kartların içine girmek günler sürer. Toplu bilgi güncelleme araçları bu işi dakikalara indirir.

Listede ilgili stokları seçersiniz. Sağ tıklayıp “Toplu Güncelleme” dersiniz. “Satış Fiyatı 1” alanını “%10 arttır” komutu verirsiniz. Sistem seçili tüm kartlarda fiyatı günceller. Aynı şekilde stok grubu, reyonu veya marka bilgisi de topluca değişir. Bu fonksiyon, özellikle yılbaşı gibi fiyat geçiş dönemlerinde muhasebe servislerinin en büyük yardımcısıdır.

Güvenlik ve Yetki Kısıtlamaları

Her kullanıcının her veriyi görmesi doğru değildir. Yönetici olarak, kimin neyi yapabileceğini ayarlarsınız. Plasiyer sadece kendi satışlarını görsün, başkasının carisine bakamasın. Depo sorumlusu sadece irsaliye kessin, faturaya dokunamasın.

Bu ayarlar veri güvenliğini temin eder. Hatalı işlem riskini azaltır. Kullanıcılar, yetkileri olmayan butonları pasif görür veya hiç görmez. Ekran sadeliği de sağlanmış olur. Herkes kendi işine odaklanır.