DİA Yazılımın projeleri takibinin yapılabilmesi için geliştirdiği modül olan Proje Yönetim Modülü ’nün dar kapsamda açıklaması, belirli bir projenin hedef veya amaçlarına ulaşılması sırasında yüklenilen giderlerin ve gelirlerin ve bu işlemler sonucunda oluşacak kar veya zararların takip edilmesi için kullanılan bir modüldür olarak yapılabilir.

Umay Tüm Bilişim tarafından sunulan DİA yazılımın Proje Yönetimi kullanım kılavuzu giriş seviye olmakla birlikte adım adım açık bir şekilde DİA proje yönetimi modülü açıklamayı hedeflemiştir. Adımları aşağıdaki gibi sıralanmıştır.

• Sistem parametreleri
• Proje kartlarının oluşturulması
• Proje şablonlarının oluşturulması
• İşlemler
• Raporlar

1. Sistem Parametreleri

Öncelikle sistem parametrelerini düzenleyerek proje yönetimi modülünü kullanacağımız yönde kişiselleştirmemiz gerekiyor gerekiyor. Bu işlem işlemler sonucunda çıktı olarak alacağımız birçok raporun niteliğini belirleyecektir.

Dia arama çubuğuna sistem parametreleri yazarak giriş yapın, sonrasında arama çubuğuna proje yazın karşınıza proje yönetimi sekmesi çıkacaktır. Alt başlık olarak proje açıklama fişi, gelir-gider, proje kartı ve zorunlu alanların olduğunu göreceksiniz.

Proje fişi açıklama: proje ile ilgili yapılan işlemlerin hangi açıklama bilgileri ile raporlama ekranlarına gelmesini ayarlamasının yapıldığı sistem parametreleridir. Prj.01.13’den prj.01.26’ ya kadarki parametreleri içerir

Gelir-gider: yapılan işlemlerin ilgili projeye gelir, gider ya da etkilememesini sağladığımız sistem parametreleridir. Prj.02.01’ den prj.02.12’ ye kadar olan parametreleri içerir.

Proje kartı: proje kartındaki özel kodların isimlendirilmesi ve yetki kodunun zorunlu hale getirilme seçenekleri mevcuttur. Prj.03.01’ den prj.03.06’ ye kadar olan parametreleri içerir.

Zorunlu alanlar: özel kodların zorunluluğunu belirlediğimiz alanlar mevcuttur. Prj.04.01’ den prj.04.05’ ye kadar olan parametreleri içerir.

2. Projeleri tanımlama

Proje yönetimi modülüne giriş yaptıktan sonra projeler’ e giriş yapılır. Proje listesine ulaştıktan sonra alt kısımda ekle seçeneği ile proje kartı ekleme ekranına ulaşılır.

Kodu: her projenin benzersiz olan bir kodu vardır. Kodu kullanarak alt kırılımlara ayrılabilir (örn: 003/003.01/003.01.01 vb.)

Açıklama: projenin adını ya da giderlerin ve gelirlerin yükleneceği yerin isminin yazıldığı alandır.

Tarih aralığı: projenin başlangıç ve bitiş tarihi yazılır.

Yetki kodu: ilgili proje ile belirli kişilerin yetki sahibi olunması isteniyorsa kullanılır.

Özel kodlar: proje ile ilgili farklı bilgilerin girilmesini sağlar. Filtrelemeye yardımcı olur.

Durum: projenin aktif ya da pasif durumda olmasını sağlar.

Kaydet: girilen bilgileri kaydeder.

Kaydet & yeni: kaydeder ve yeni proje kartı açar.

Vazgeç: proje kartını kaydetmeden çıkış sağlar.

Proje listesinden eklenen projeleri ve projelerin alt dalları görüntülenebilir. Bu ekranda değiştir, incele, sil, proje ekstresi alınabilir ya da diğer sekmesinden işlem yapılabilir.

3. Proje dağıtım şablonu oluşturma

Proje yönetimi modülüne giriş yaptıktan sonra proje dağıtım şablonları’ na giriş yapılır. Giriş yaptıktan sonra proje dağıtım şablonları listesine ulaşılır. Bu ekrandan ekle seçeneği ile şablonlar oluşturulur.

Kodu: her projenin benzersiz olan bir kodu vardır.

Açıklama: dağıtım şablonunun açıklaması

Fiş türü: personel bodroları veya demirbaş amortismanı ile ilgili giderlerin proje getrilmesi isteniyor ise seçilir.

Tarih aralığı: dağıtım şablonunun geçerli olduğu tarihler

Yetki kodu: dağıtım şablonuna yetki kodu verilerek ilgili sadece kişilerin işlem yapabilmesinin sağlanabilir.

Şube: şube olarak dağıtım şablonu sınırlandırılabilir.

Cari kart: seçilen cari kartlara yapılan işlemler projeye kaydedilir.

Stok kartı: seçilen stok kartı ile yapılan işlemler projeye kaydedilir.

Hizmet kartı: seçilen hizmet kartı ile yapılan işlemler projeye kaydedilir.

Dağıtım kalemleri: yapılan işlemlerin hangi projeye yüzde kaç oranında dağıtılması sağlanabileceği alanlardır.

Örnek birkaç tane uygulama açıklamaları ile beraber aşağıdadır.

2025SKR000028 kodlu carı karttan alınan 00000002 kodlu (nakliye bedeli) hizmet katı ile ilgili yapılan işlemlerin %50 si 003.03 kodlu projeye ve %50 si 003.04 kodlu projeye aktarılması.

Hizmet kartlarında 00000013 kodlu (Konut Projeleri İçin Danışmanlık) hizmet kartı açılmış ve bu hizmet kartının tamamı 003.02 kodlu projeye aktarılması isteniyor ve  cari kısıtlaması istenmiyor.

Pazarlama alanında danışmalık hizmeti alıyoruz bu giderler ile ilgili 2025SKR000029 ve 2025SKR000002 kodlu 2 firmadan 00000018 kodlu hizmeti alıyoruz. Bu giderleri 003.07 kodlu projeye aktarılması.

Personel yemek giderlerinin 00000017 kodlu hizmet kartında takip ediyoruz ve bu giderlerin %40’ ını 003.03 ve %20’si 003.05 kodlu projeye aktarılması

4. İşlemler

Örneğimizde yapılan işlemleri projeye yansıtabilmek için 3 yöntem kullanılmıştır.

• Faturayı tamamen projeye aktarım için diğer kışından proje seçerek yansıtılması sağlanır. 
• Şablonlar kullanarak ilgili projeye yüzde kullanarak aktarılması sağlanır
• İşleler içerisindeki kalemlerde bulunana proje kodu kolonuna ilgili projeyi getirmek

0028 numaralı fiş ile işlenmiş faturanın cari yada kalemler bazında şablonu olmadığı için diğer sekmesinde yer alan proje alanına 003.03 seçerek ilgili projeye aktarılması sağlanmıştır. Proje 003.03, 120.000 ₺ aktarılmıştır.

005 numaralı dağıtım şablonunda 0013 numaralı hizmet kalemi olduğu için şablona göre ilgili hizmetin %100 ‘ünü 003.02 projeye aktarılması sağlanmıştır. Proje 003.02, 240.000 ₺ aktarılmıştır.

007 numaralı dağıtım şablonunda 0017 numaralı hizmet kalemi olduğu için şablona göre ilgili hizmetin %40 ‘ı 003.03 ve %20 ‘si 003.05 numaralı projelere projeye aktarılması sağlanmıştır. Proje 003.03, 60.000 ₺ ve 003.05, 30.000 ₺ aktarılmıştır.

0018 numaralı hizmet kartı ve 0029 ile 0002 kodlu cari karlar için oluşturduğumuz 006 kodlu proje dağıtım şablonu olduğu için faturada proje seçmiyoruz. Giderin %100 ‘ünü 003.07 numaralı projeye dağıtmıştır. Proje 003.07, 120.000 ₺ dağıtılmıştır.

Proje dağıtım şablonu yok ve faturada olan kalemlerin hepsinin ilgili projelere dağıtmak istenmiyor ya da kalemler farklı projeler için yapılan giderler içiriyor. Bu durumda eğer açık değil ise kolon sekmesinden proje kodu proje kodu açıklaması açılmalıdır. Daha sonra ilgili kalemde proje seçilerek kalemin tutarı projeye getirilebilir.

Projede gelir gösterme amaçlı 003.11 kodlu daire satış gelitleri adı altında proje 003 ‘ün alt kırılımı oluşturulmuştur. Yukarıdaki satış işleminin kalem kısmındaki proje kolonları kullanarak ilgili projeye dağıtılması sağlanmıştır. Proje 003.11, 1 320 000 ₺

5. Raporlama

Yapılan işlemleri görüntülemek ve rapor almak için proje listesi ekranında ilgili projeyi seçerek yazdır sekmesinden proje ekstresi alınabilir. Bu örnek için 003 kodlu projenin ekstresi alınacaktır. Alt kırılımdaki diğer dağıtımlarda proje 003 ekstresine ayrı kalemler olarak yansıyacaktır.

Proje Ekstresi seçildikten sonra karşınıza gelen ekrandan proje için oluşturulan tasarımı seçebilir ve daha kullanışlı bilgi edinebilirsiniz.

Filtreler sekmesinde proje ekstresine getirilen kolonları düzenleyebilirsiniz. Basım şekli, proje sekmesinde tekli, aralıklı ya da seçmeli olarak seçim yapılabilmesini sağlar. Proje sekmesinden istenilen projeler seçilebilir. Başlangıç ve bitiş tarihi getirilen kayıtların tarihsel olarak filtrelemesinin sağlar,

Filtrelenen bilgiler neticesinde aşağıdaki proje ekstresi gibi yapılan işlemleri görüntülenebilir. 003 kodlu projeyi raporladığımız için 003 kodlu projenin alt kırılımlarının hepsi gelecektir.

Proje Yönetim Modülü ‘nün giriş seviyesinde kullanım kılavuzu paylaşılmış olup Umay Tüm Bilişim müşterilerine ileri seviye eğitim vermektedir.

Umay Tüm Bilişim, DİA Yazılım ailesine, tüm iş ortaklarına ve okurlarına başarılar diler.