WhatsApp, günümüzde en yaygın kullanılan iletişim uygulamalarından biri haline gelmiştir. Artık yalnızca kişisel iletişimde değil; şirketlerin müşterilerini bilgilendirmesi, operasyonel süreçleri hızlandırması ve pazarlama faaliyetlerini yürütmesi gibi birçok alanda da aktif olarak kullanılmaktadır.

Bu doğrultuda Umay Bilişim olarak, DİA ERP kullanan müşterilerimiz için DİA – WhatsApp entegrasyonu geliştiriyoruz. Bu entegrasyon sayesinde firmalar, DİA üzerinde oluşturdukları süreçler kapsamında kendi carilerine WhatsApp üzerinden mesajlar gönderebilmektedir.

Bu süreçlerden biri de müşterimizin DİA üzerinden bir fatura oluşturup faturayı GİB’e başarıyla ilettikten sonra, ilgili fatura carisine fatura Pdf’i, güncel cari bakiye bilgisi ve cari hesap ekstresinin WhatsApp üzerinden otomatik olarak gönderilmesini sağlayan süreç tasarımıdır.

İlk olarak, DİA ERP üzerinde WhatsApp entegrasyonunu nasıl gerçekleştirdiğimizden bahsetmek istiyorum. Umay Bilişim olarak, DİA tarafından WhatsApp entegrasyonunun geliştirildiği duyurulduğu ilk andan itibaren bu yapının nasıl uygulanabileceğine yönelik çalışmalarımıza başladık.

WhatsApp entegrasyonunun sağlanabilmesi için öncelikle müşterimizin bir Facebook hesabına ve bu hesaba bağlı bir Meta Business hesabına sahip olması gerekmektedir. Bu aşamada, Meta hesabı üzerinde müşterimize ait bir WhatsApp uygulaması oluşturuyoruz.

Oluşturulan bu uygulama kapsamında, müşterilere mesaj gönderimi yapılabilmesi için bir WhatsApp Business hesabına ait telefon numarası tanımlanması gerekmektedir. İlgili telefon numarası uygulamaya eklenerek mesaj gönderimi aktif hale getirilir.

WhatsApp üzerinden mesaj gönderebilmek ve konuşmaları başlatabilmek için Meta platformu üzerinde ayrıca müşterimize ait bir ödeme yöntemi (kart bilgisi) tanımlanır. WhatsApp, gönderilen her mesaj için belirli bir ücretlendirme uygulamaktadır. Uygulama, telefon numarası ve ödeme bilgileri tanımlandıktan sonra entegrasyon süreci için teknik olarak hazır hale gelmiş olur.

Son aşamada, Meta üzerinde oluşturulan uygulamadan alınan entegrasyon bilgileri kullanılarak, DİA içerisinde yer alan WhatsApp Entegrasyon Tanım ekranında gerekli alanlar doldurulur. Bu tanımlamaların tamamlanmasının ardından DİA – WhatsApp entegrasyonu başarıyla devreye alınmış olur.

Şimdi de Umay Bilişim olarak DİA üzerinde oluşturduğumuz ve her fatura gönderimi sonrasında, müşterilere fatura Pdf’i, toplam cari bakiye ve cari hesap ekstresini WhatsApp üzerinden otomatik olarak ileten süreç tasarımından bahsetmek istiyorum.

Bu yapı, aksiyon bazlı bir süreç olup DİA üzerinden her fatura GİB’e gönderildiğinde otomatik olarak tetiklenmektedir. Sürecin ilk adımında, “Sorgu Çalıştır” aracı kullanılarak SQL yardımıyla fatura içerisindeki cari bilgileri tespit edilir.

Devamında, ilgili carinin cari kartı üzerinde cep telefonu bilgisinin bulunup bulunmadığı kontrol edilir. Eğer cep telefonu bilgisi mevcutsa süreç bir sonraki adıma geçer; aksi durumda işlem durdurularak hatalı veya eksik veri gönderiminin önüne geçilir.

Cep telefonu bilgisi bulunan cariler için:

• İlgili faturaya ait fatura Pdf’i oluşturulur,
• Cari bazlı cari hesap ekstresi Pdf’i hazırlanır,

Hazırlanan bu belgeler ve bakiye bilgisi, süreç sonunda WhatsApp üzerinden otomatik olarak müşteriye iletilir.

Bu noktada sürecin en kritik bileşenlerinden biri, WhatsApp aracı içerisinde kullanılan mesaj şablonlarıdır. WhatsApp üzerinden mesaj gönderimi yapılabilmesi için kullanılan bu şablonların, Facebook Meta Business hesabı üzerinden önceden tanımlanması ve onaylanması gerekmektedir. Süreç içerisinde gönderilen tüm mesajlar, bu tanımlı şablonlar aracılığıyla iletilmektedir.

Ayrıca oluşturduğumuz mesaj şablonları ile birlikte müşterilerimize istediğimiz bilgileri gösterebiliyorken aynı zamanda da ödeme linki , web adresi linki gibi çeşitli linkleri de iletebiliyoruz.

Sonuç olarak, Umay Bilişim olarak geliştirdiğimiz DİA – WhatsApp fatura entegrasyonu, firmaların fatura sonrası iletişim süreçlerini tamamen otomatik hale getirerek hem müşteri tarafında hem de operasyonel tarafta önemli kazanımlar sağlamaktadır.

Oluşturulan süreç sayesinde faturalar, cari bakiye bilgileri ve cari hesap ekstreleri manuel müdahaleye gerek kalmadan, doğru zamanda ve doğru kişiye otomatik olarak iletilmektedir. Bu sayede hata payı minimuma indirilirken, bilgi akışı standart ve sürdürülebilir bir yapıya kavuşmaktadır. Aynı zamanda firmalar, muhasebe ve finans süreçlerinde zaman tasarrufu sağlayarak daha katma değerli işlere odaklanabilmektedir.

Müşteriler, kendilerine kesilen faturayı; fatura Pdf’i, güncel cari bakiye ve cari hesap ekstresi ile birlikte anlık olarak WhatsApp üzerinden almaktadır. Bu durum, müşterilerin finansal durumlarını kolayca takip edebilmesini sağlarken, firmaya olan güveni ve memnuniyeti de artırmaktadır. Bilgiye hızlı ve şeffaf erişim, müşteri ile firma arasındaki iletişimi güçlendirmekte ve profesyonel bir hizmet algısı oluşturmaktadır.