İlgili Versiyon/lar : ETA:SQL, ETA:V.8-SQL İlgili Modül/ler : İşletme Defteri

Defter-Beyan Sistemi, serbest meslek erbabı, işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler ile basit usule tabi olan mükelleflerin kayıtlarının elektronik ortamda tutulmasına, bu kayıtlardan serbest meslek erbabı ile işletme hesabı esasına göre defter tutanların defterlerinin elektronik olarak oluşturulması ve saklanmasına, vergi beyannameleri, bildirim ve dilekçelerin elektronik olarak verilebilmesine, elektronik ortamda belge düzenlenebilmesine imkan tanıyan ve kapsamda yer alan mükelleflerin Gelir İdaresi Başkanlığı veri tabanında yer alan diğer bilgilerini mükelleflerin bilgisine sunan sistemdir.

Defter-Beyan Sistemi, serbest meslek erbabı, işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler ile basit usule tabi olan mükelleflerin kayıtlarının elektronik ortamda tutulmasına, bu kayıtlardan serbest meslek erbabı ile işletme hesabı esasına göre defter tutanların defterlerinin elektronik olarak oluşturulması ve saklanmasına, vergi beyannameleri, bildirim ve dilekçelerin elektronik olarak verilebilmesine, elektronik ortamda belge düzenlenebilmesine imkan tanıyan ve kapsamda yer alan mükelleflerin Gelir İdaresi Başkanlığı veri tabanında yer alan diğer bilgilerini mükelleflerin bilgisine sunan sistemdir.

Bu sisteme uygun veri girişi ve veri entegrasyonu İşletme Defter modülünden yapılabilmektedir.

İşlem Adımları

• Ortak Tabloların Oluşturulması

Ekran 1: Ortak Tabloları Oluşturma

Bu işlem sonucunda Ortak Tanımlar -> İşletme Defter-Beyan Tanımları bölümünde bulunan gelir, gider ve ortak tür tanımları oluşmuş olur. Bu tanım ekranlarında F3-İlk Değerler butonu yardımı ile de güncellenen tanımlar oluşturulabilir.

Ekran 2: Gelir, Gider ve Ortak Tür Tanımları

Entegrasyon Kodu ve Şifresi (Api Key ve Api Secret) Bilgilerinin Tanımlanması

Sistem Yönetimi -> Ortak Tanımlar -> Ortak Parametreler bölümüne girilir. Bu bölümde Diğer Parametreler sayfasında Defter Beyan Bilgileri bölümünde bulunan bilgiler doldurulur.

Ekran 3: Entegrasyon Kodu ve Şifresi Tanımı

Bu bölümdeki kimlik numarası, defter-beyan sistemi Mükellef Bilgileri bölümündeki tanım ile aynı olmalıdır.

Entegrasyon Kodu (Api Key) ve Entegrasyon Şifresi (Api Secret) bilgileri GİB-Defter-Beyan Sistemi -> Sistem Yönetimi -> Dış Sistem Kullanıcısı Tanımlama bölümünden yapılır.

Bu tanım ile ilgili Defter-Beyan duyurular bölümünde yayınlanan kılavuza aşağıdaki linkten ulaşabilirsiniz.

https://defterbeyan.gov.tr/images/dis-sistem-kullanicisi-tanimlama-kilavuzu.pdf

Ekran 4: Entegrasyon Kodu ve Şifresi Üretme

· İşletme Genel Parametrelerinin Tanımlanması

Şirket Bilgileri modülü, Servis -> Sabit Tanımlar -> Parametreler -> İşletme Genel Parametreleri bölümüne girilir. Bu bölümde ana sayfada bulunan İşletme Defter Türü parametresi düzenlenir.

Ekran 5: İşletme Defter Türü Tanımı

Aynı bölümde bulunan Entegrasyon Bilgileri sayfasındaki bilgiler tanımlanır. Bu bölümde bulunan Vergi Kimlik/TC Kimlik bilgileri daha önce İşyeri/Şube Kartına tanımlandı ise bu bölüme otomatik olarak gelir.

Bu bölümdeki kimlik numarası defter-beyan sistemi Mükellef Bilgileri bölümündeki tanım ile aynı olmalıdır.

Ekran 6: Defter-Beyan Mükellef Bilgileri

· Defter-Beyan Alt Tür Tanımları

İşletme Defteri modülü, Servis -> Sabit Tanımlar -> Defter Beyan Alt Tür Tanımları bölümündeki Hizmet Satış Kayıt ve Ticari Mal Kayıt alt türleri Defter- Beyan Sisteminde yapılan tanıma göre güncellenmelidir.

Hizmet ve Ticari Mal Alt tür tanımları Defter-Beyan Sisteminde tanımlanan bilgiler ile aynı olmalıdır.

Bu işlem için ilgili bölüme girilip F5-Eşitle butonuna basılır. Bu bölümdeki güncelleme işlemi karşılıklı olarak yapılabilir. ETA’dan yapılan alt tür tanımı da Defter-Beyan Sistemine aktarılabilir. ETA’dan tanım yapılıp defter-beyan sistemine eşitleme yapılmak istendiğinde GİB Kodu boş bırakılır, eşitleme sonrası GİB Kodu otomatik oluşur.

Ekran 7: Alt Tür Tanımları

·Fiş Saha Tanımlarının Yapılması

İşletme Defteri modülü, Servis -> Sabit Tanımlar -> Saha Tanımları bölümüne girilir. Gider ve Gelir fişleri için ayrı ayrı saha tanımı yapılır. Saha tanımlarında Defter-Beyan sisteminde girilmesi zorunlu alanlar açık olmalıdır.

Ekran 8: Fiş Saha Tanımları

·İşlem Kodları İçin Ön Değer Tanımlama

Fiş girişi sırasında kullanılan işlem koduna göre, Belge Tür Kodlarının ön değer olarak gelmesi isteniyorsa ilgili işlem kodunun kartında bu değerler tanımlanır. Bu tanım fiş girişi sırasında pratiklik sağlar.

Ekran 9: İşlem Kodları İçin Ön Değer Tanımlama

·Gelir/Gider Kaydı Girişi

Gider veya gelir fişine girildiğinde tanımlanan saha tanımlarına göre ilgili alanlar açık olarak gelir. Fişin üst başlık bilgileri bölümünde bulunan ön değerler tüm fiş satırları için kullanılacak ise doldurulmalıdır. Her bir satır için vergi kimlik, belge türü, satış türü vb. alanlar ayrı ayrı yazılacaksa üst bölümde tanımlama yapılmasına gerek yoktur. Bu bilgiler her bir satırda ayrı ayrı yazılır.

Ekran 10: Fiş Girişi

Fiş girişi sırasında Vergi Kimlik ve TC Kimlik numarası bilgilerine ait değerler daha önce tanımlandı ise listeden seçilebilir. Seçim için Shift+F6 (TC Kimlik Bilgileri), Ctrl+Shift+F7 (Vergi Kimlik Bilgileri) tuşları kullanılabilir.

Daha önce kayıtlı olmayan bir TCKN / VNK bilgisi kayıt edilecekse ilgili numara yazılarak seçim butonuna basılır. Gelen ekranda F5-Sorgulama butonu ile Noterler Birliği alt yapısı kullanılarak sorgulama yapılır. Sorgulama sonucu kayıt edilir ve F3-Aktar butonu ile fişe aktarılır.

Ekran 11: VKN / TCKN Sorgulama ve Kayıt

·Bordro / İşletme Entegrasyonu

Bordro modülü, İşletme Entegrasyonu -> İşlem Kodlarının Belirlenmesi bölümünde tanımı yapılan işlem kodu için, İşlem Kod kartında Belge Ön Değerleri tanımlanmalıdır. Daha sonra Bordro/İşletme entegrasyonu yapılabilir.

Ekran 12: Bordro Entegrasyonu, İşlem Kodları Ön Değerler

·MBO / İşletme Entegrasyonu

MBO Modülünden Serbest Meslek Makbuzu düzenlenmeden önce Mükellef Kartında tanımlanan İşlem kodu için ve Mali Müşavirin kendi şirketi için MBO Genel Parametreleri bölümünden tanımladığı işlem kodu için İşlem Kod kartında Belge Ön Değerleri tanımlanmalıdır.

Ayrıca mükellef kartı Ana Sayfa da bulunan Muhtelif Bilgilerdeki Vergi Dairesi kodu tanımlanmalıdır.

Ekran 13: MBO Modülü, İşlem Kodları İçin Ön Değerler

·Defter-Beyan Sistem Entegrasyonu

İlgili kayıtlar düzenlendikten sonra, kayıtların defter-beyan sistemine aktarımı için İşletme Defteri modülünde, Hareket -> Defter-Beyan Sistem Entegrasyonu bölümüne girilir. Tarih ve işlem kodu kriteri tanımlandıktan sonra F2-Listele butonuna basılır. Aktarılacak kayıtlar listelenir. F3-Gönder butonuna basıldığında bilgiler defter-beyan sistemine aktarılır.

Ekran 14: Defter-Beyan Sistem Entegrasyonu

Bu ekrandaki kayıt durumu parametresinden gönderilen, gönderilmeyen veya tümü şeklinde seçim yapılarak listeleme yapılması sağlanır.

Gönderilen kayıtlarda güncelleme yapılıp tekrar gönderilmek istendiğinde listeleme, Kayıt Durumu parametresi Tümü veya Gönderilen şeklinde değiştirilerek yapılır.