ERP geçiş sürecinde personel eğitimi, bir işletmenin teknolojik dönüşümünün kaderini belirler. Yeni bir sisteme geçmek, sadece bilgisayarlara yeni programlar kurmak demek değildir. İnsanların çalışma şekillerini değiştirmesi demektir. Yazılım ne kadar güçlü olursa olsun, onu kullanacak kişiler sistemi bilmezse işler durur. Fabrikadaki üretim hattından muhasebedeki fatura girişine kadar her nokta bu değişimden payını alır. Çalışanların sistemi tanıması, benimsemesi ve hatasız veri girmesi projenin ayakta kalmasını mümkün kılar.

İşletmeler genellikle yazılım seçimine çok vakit harcar ama eğitimi sona bırakır. Bu büyük bir hatadır. ERP projesi başarısızlıklarının arkasında genelde teknik sorunlar değil, insan faktörü yatar. Kullanıcılar eski alışkanlıklarına dönmek ister. Excel dosyalarına sığınır. Bunların önüne geçmek için sıkı bir eğitim programı şarttır.

Eğitim Planlaması ve Hazırlık Aşaması

Eğitimlere başlamadan önce kimin neye ihtiyacı var, bunu bilmek gerekir. Herkesin her şeyi öğrenmesi gerekmez. Depo sorumlusunun finans modülünü bilmesine gerek yoktur. Muhasebe müdürünün de üretim reçetelerini ezberlemesi şart değildir. Departman bazlı ayrım yapmak iş yükünü azaltır.

Çalışanların bilgisayar okuryazarlığı seviyesi aynı olmayabilir. Kimi klavyeye hakimken kimi fareyi zor kullanır. Grupları buna göre ayırmak derslerin akıcılığını artırır. Seviye tespiti yapmak, eğitmenin hızını ayarlamasına yardım eder.

Anahtar kullanıcıların seçimi

Her departmandan bir veya iki kişi seçilmelidir. Bu kişilere “Key User” (Anahtar Kullanıcı) denir. Onlar, diğer çalışanlardan daha önce ve daha derinlemesine eğitim alır. Sistemin mantığını kavrar. Kendi ekiplerinden gelen ilk soruları onlar yanıtlar. Böylece bilgi işlem departmanının üzerindeki yük azalır. Anahtar kullanıcılar, sahadaki sorunları proje ekibine ileten bir köprü vazifesi görür.

Bu kişilerin seçimi rastgele yapılmamalıdır. İletişimi kuvvetli, yeniliğe açık ve departmanındaki işleyişe hakim kişiler tercih edilmelidir. Onların sistemi sevmesi, diğer çalışanların da sevmesini kolaylaştırır.

Veri hazırlığı ve test ortamı

Eğitimler asla canlı sistem üzerinde yapılmaz. Gerçek verilerin kopyalandığı bir test ortamı kurulmalıdır. Çalışanlar burada hata yapmaktan korkmaz. Yanlış bir tuşa bastığında şirketin muhasebesinin karışmayacağını bilmek onlara güven verir.

Gerçek verilerle çalışmak öğrenmeyi hızlandırır. “Ahmet Bey’in cari hesabı” veya “X Hammaddesi” gibi tanıdık isimleri ekranda görmek, sistemin soyutluğunu kırar. Rastgele rakamlar ve isimler yerine, işletmenin kendi verilerini kullanmak adaptasyonu hızlandırır.

Eğitim Materyallerinin Hazırlanması

Kalın kullanım kılavuzlarını kimse okumaz. Sayfalarca süren teknik dokümanlar raflarda tozlanır. Bunun yerine görsel ve pratik materyaller hazırlanmalıdır. Kısa videolar çok işe yarar. “Fatura nasıl kesilir?”, “Stok girişi nasıl yapılır?” gibi 2-3 dakikalık videolar, çalışanın takıldığı yerde açıp izleyebileceği kaynaklardır.

Ekran görüntüleri ile desteklenen, kısa metinli, madde madde anlatımlı broşürler masaların üzerinde durmalıdır. Çalışan bir işlemi unuttuğunda hemen bu kağıda bakıp hatırlamalıdır. Karmaşık cümleler yerine “Kaydet butonuna basın”, “Çıktı alın” gibi net komutlar iş görür.

Uygulamalı Eğitim Yöntemleri

Teorik anlatım bir yere kadar işler. Bir noktadan sonra ellerin klavyeye değmesi gerekir. Eğitmen önde anlatırken çalışanlar kendi ekranlarında aynı işlemi yapmalıdır. Sadece izleyerek öğrenilen bilgiler, bilgisayar başına geçince uçar gider.

Senaryolar üzerinden gitmek en doğrusudur. Günlük hayatta karşılaşılan durumlar canlandırılmalıdır.

• “Müşteriden iade geldi, ne yapacağız?”
• “Yanlış ürün sevk ettik, nasıl düzelteceğiz?”
• “Fatura tutarı tutmuyor, nereye bakacağız?”

Bu soruların cevapları sistem üzerinde uygulamalı olarak verilmelidir. Hata yapılmasına izin verilmelidir. Hata mesajlarını görmek ve bunları nasıl yorumlayacağını öğrenmek, doğruyu yapmak kadar değerlidir.

Umay Bilişim ile profesyonel destek

İşletmeler bu süreçte yalnız kalmak zorunda değildir. Sakarya merkezli olan firmamız Umay Bilişim, Türkiye’nin her yerine uzanan hizmet ağıyla yanınızdadır. DİA ve ETA gibi sektörün güçlü markalarının çözüm ortağıyız. İşletmenizin muhasebe ve ERP ihtiyaçlarına tam cevap veririz. E-dönüşüm süreçleri, e-fatura portalları, e-imza ve KEP gibi konularda uçtan uca destek oluruz. Perakendeden üretime kadar pek çok sektöre hakimiz. “Yerinde hizmet” anlayışımızla veya uzaktan bağlantı ile sorunlarınıza anında müdahale ederiz. Teknolojik altyapınızı güçlendirmek bizim işimiz.

Süreklilik ve Canlı Kullanıma Geçiş

Eğitim bir kerelik bir olay değildir. Canlı kullanıma geçildiği ilk günler kaos yaşanabilir. Bu çok normaldir. Telefonlar susmaz, herkes bir şeyler sorar. Bu dönemde yerinde destek vermek krizi önler. Eğitmenlerin veya anahtar kullanıcıların departmanlarda dolaşması, sorunu yerinde çözmesi stresi azaltır.

Zamanla unutulan özellikler olur. Aradan birkaç ay geçince tazeleme eğitimleri düzenlemek bilgileri diri tutar. Ayrıca sisteme yeni özellikler eklendikçe bunların da anlatılması gerekir. Personel değişimleri de unutulmamalıdır. İşe yeni giren birinin sistemi öğrenmesi için hazır bir eğitim paketi bulunmalıdır. Yoksa eski çalışan, yenisine yanlış bildiği şeyleri öğretir ve hatalar zincirleme devam eder.

Direnç Yönetimi ve İletişim

İnsanlar değişimi sevmez. Yıllardır kullandığı programı bırakıp yeni bir ekrana alışmak zor gelir. “Eski sistem daha hızlıydı”, “Bu çok karışık” gibi şikayetler duyulur. Bu direnci kırmanın yolu iletişimden geçer.

Çalışanlara bu değişimin neden yapıldığı anlatılmalıdır. Sadece “Patron böyle istedi” demek yetmez. Yeni sistemin onlara ne kazandıracağı gösterilmelidir.

• “Artık rapor hazırlamak için 3 saat uğraşmayacaksın, tek tuşla gelecek.”
• “Stok sayarken kağıt kalemle dolaşmayacaksın, el terminali ile bitecek.”

Bu faydaları gören çalışan sistemi öğrenmek için çaba harcar. Onları dinlemek, şikayetlerini ciddiye almak gerekir. Belki de sistemde gerçekten pratik olmayan bir kurgu vardır. Kullanıcıdan gelen geri bildirime göre sistemde ufak düzeltmeler yapmak, onların projeyi sahiplenmesini kolaylaştırır.

Başarının Ölçülmesi

Eğitimin işe yarayıp yaramadığını anlamak gerekir. Bunu yapmanın yolu sınav yapmak değildir. Gerçek hayattaki verilere bakmaktır.

• Hatalı kayıt sayısı azalıyor mu?
• Destek talepleri düşüyor mu?
• İşlemler eskisinden daha hızlı yapılıyor mu?

Bu soruların cevabı eğitimin kalitesini gösterir. Eğer hala kullanıcılar basit işlemler için yardım istiyorsa, bir yerlerde eksik var demektir. O konunun üzerinden tekrar geçmek gerekir.

Kullanıcı memnuniyeti de bir ölçüttür. Çalışanlar sistemi rahat kullanıyorsa, iş stresi azalır. Ofis ortamı daha huzurlu olur. Aksi halde sürekli gerginlik ve suçlama kültürü oluşur.

Yöneticilerin Rolü

Yöneticiler de eğitimi almalıdır. Sadece raporlara bakmak yetmez. Verinin nereden geldiğini bilmeleri gerekir. Ekibin yaşadığı zorlukları anlamak için sistemi tanıması şarttır. Yönetici sisteme girmezse, ekip de girmez. Liderin bu konuda örnek olması, disiplini getirir.

Yöneticiler, ERP üzerinden alacakları raporlarla strateji belirler. Hangi raporun ne anlama geldiğini, verinin nasıl yorumlanacağını öğrenmeleri gerekir. Yanlış veri ile doğru karar alınmaz. Bu yüzden veri girişinin doğruluğunu denetlemek de yöneticinin işidir.

Yazılım Güncellemeleri ve Takibi

Teknoloji durmaz. ERP yazılımları da sürekli güncellenir. Mevzuat değişir, KDV oranları değişir, yeni tebliğler yayınlanır. Bu durumlarda ekibin bilgisini tazelemek gerekir. Umay Bilişim gibi iş ortakları burada devreye girer. Değişiklikleri takip eder ve sistemi buna uyarlar. Çalışanlara da “Bakın bu değişti, artık böyle yapacağız” denilmelidir.

Eski usul defter tutma devri kapandı. Dijitalleşme bir lüks değil, hayatta kalma şartıdır. Bu şartı yerine getirirken insanı merkeze koymak, teknolojiye yapılan yatırımın karşılığını almayı mümkün kılar. Makineyi, yazılımı satın alabilirsiniz ama çalışanın zihnini ve rızasını kazanmak emek ister. Bu emek, eğitimle verilir. Sabırla, tekrarla ve anlayışla yürütülen bir eğitim süreci, şirketi geleceğe taşır.